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Saiba fazer um checklist para eventos corporativos

Organizar eventos corporativos exige uma organização exemplar para que saia tudo conforme o planejamento feito. Planejamento esse que tem diversos fatores que devem ser analisados e levados em consideração, colocar tudo no papel é fundamental para um evento bem-sucedido.

Cada item tem que estar bem descrito, com detalhes que façam ter a noção clara de que caminho seguir, sem deixar dúvidas. Lembre-se de ir marcando no checklist o que já foi feito, para controle. Esse checklist vai ajudar na organização de quaisquer tipos de eventos corporativos, com uma abrangência que vai desde o começo das ideias até a o dia da execução.

Ferramenta de importância, o checklist não é uma obrigatoriedade, mas tenha certeza que as chances de tudo sair bem no final crescem muito. Vamos a itens que são benéficos e devem ser inclusos:

Nome

É indicado que se escolha um nome para o evento de fácil memorização e convidativo. Seja criativo, imagine que você estará sendo chamado também, pense o que gostaria de ver.

Local

Para Devis Pereira, diretor do espaço Jacyra Sanches, onde podem ser feitos diversos tipos de eventos corporativos, o local é um ponto relevante. “Escolha um local com a estrutura necessária, que esteja preparado e seja sofisticado. Observe os detalhes, um diferencial é ter uma culinária própria, também é importante ser um lugar de fácil acesso”.

Data

Defina com antecedência o dia do evento, assim terá tempo para planejar e divulgar. É bom que se estude o calendário, colocar datas próximas de feriados ou outros grandes acontecimentos pode afetar o evento.

Público-alvo

Sabendo seu público, você sabe por onde seguir, qual tema se adequa e o que eles necessitam. Ter uma estimativa de pessoas presentes é bacana para não passar sufoco.

Objetivo

Tendo claro qual o objetivo, as chances de dar certo são enormes. Assim, direcionar o evento para o que o público precisa e/ou necessita é um tiro certeiro.

Contatos

Tenha um campo com todos os contatos dos responsáveis e eventuais fornecedores de cada setor. É bom estar preparado para o surgimento de algum problema.

Status

Definir prazos para cada tópico no checklist, e conforme cada um for realizado, marcar com um status (concluído, pendente, em processo) de fácil visualização. O controle ficará muito melhor e nada escapa.

Recursos humanos

Defina o que será preciso para o evento: recepcionistas, assessoria, fotógrafos, pessoal para operar som, segurança, garçom, manobristas, pessoal para manutenção, etc. Enfim, tudo que englobe esses serviços, se o local não fornecer.

Materiais

O mesmo para os materiais que forem fazer parte do “show”: equipamentos para som, luz, vídeo; computadores para credenciamento por exemplo; palco, passarela, etc; serviço de buffet, a alimentação e toda a louça que faz parte.

Estrutura

Verifique muito atentamente tudo o que for dessa área, as mesas e cadeiras, as decorações, ar condicionado e ventilação. Se possível visite o local antes do dia final para evitar surpresas.

Pós-evento

Fazer relatórios, sejam financeiros e/ou operacionais, para ter um feedback do que deu certo e o que não deu. Prestar contas para avaliar o resultado, saber se foi dentro do previsto. Preparar agradecimentos para os participantes, colaboradores, e todos envolvidos na realização do evento.