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set

Programação de eventos: criando a melhor experiência para os participantes.

[REPOST:  Eventos de Resultados, o maior blog sobre eventos da América Latina.]

Um organizador passa por diversas dificuldades na fase de pré-evento, muito por conta das altas demandas de atividades. Mas uma que é extremamente importante, até mesmo para gerar a melhor experiência possível para o público, é a criação da programação de eventos.

Ter uma programação bem estruturada ajuda em diversos aspectos essenciais para que crie um evento perfeito. Entre eles estão:

  • Chama a atenção na fase de divulgação;
  • Ajuda na tomada de decisão para ir ao evento;
  • Auxilia na venda de ingressos;
  • Gera expectativa para que chegue a data do grande dia;
  • Dá um direcionamento preciso das atividades que acontecerão no evento;
  • Aumenta o nível de satisfação do público.

Então quer saber como criar uma programação de eventos que seja a ideal para que seu evento seja um sucesso? Para te ajudar nessa tarefa, preparamos uma lista com 5 dicas que vão te ajudar a criar a programação de eventos e melhorar a experiência dos seus participantes.

1. Escolha o local antes de definir a programação de eventos

Um dos primeiros passos quando se pensa na realização de um evento é escolher o local que ele vai acontecer. E essa escolha terá um impacto direto na programação final, já que o espaço vai dizer que tipo de ações pode ter no grande dia.

Por exemplo, se você só tiver um palco principal, a programação será bem mais simples, apenas tendo o trabalho de selecionar horários, sequência de apresentações e formatos. Mas se tiver várias opções de espaços dentro do local do evento, é possível criar várias trilhas diferentes.

No Startup Summit 2018, para citar um exemplo, o local do evento tinha a disponibilidade de um amplo espaço para plenária, onde aconteceu as principais apresentações, e outras 5 salas para que fossem divididas as palestras dos dois dias de eventos.

A ideia então foi criar palcos em cada sala, cada um com uma temática específica, ajudando os participantes a terem um amplo leque de opções mas com um direcionamento claro do que poderia encontrar em cada uma delas.

Um participante vai ter a certeza de que um evento é realmente bom quando existe mais de uma palestra que ele queria estar ao mesmo tempo, já que elas acontecem no mesmo momento. Conseguir criar essa sensação vai valorizar ainda mais a experiência com o evento.

Então tenha sempre a certeza de ter escolhido o lugar certo para o seu evento, com a capacidade de receber bem o público e a programação que já imagina para o ele.

2. Calcule quanto tempo de evento você tem disponível para criar a programação

Você tem 2 dias reservado para realizar o seu evento. Como quer fazer um evento realmente grandioso, que chame muita atenção do público, faz o convite para 50 palestrantes diferentes. E para sua surpresa, todos confirmam presença. Mas e agora, como encaixar todos eles na programação do evento?

Essa é uma situação difícil de contornar, muito por conta do erro na ordem das ações feitas pensando na programação. O ideal é, antes de tudo, definir qual será o tempo total de evento e quantos minutos cada palestra terá.

Isso é essencial para evitar que você tenha que reduzir muito o tempo de cada apresentação ao ponto de não valer tanto a pena levar alguns palestrantes, que poderiam contribuir muito para os participantes mas acabam não tendo tempo disponível para colocar isso em prática.

O público também percebe de forma negativa quando existe esse tipo de erro na programação, ficando decepcionado quando não consegue ter o contato esperado com o palestrante que estava ansioso para ver.

3. Faça um trabalho de curadoria para as palestras

Muitos organizadores acabam esquecendo, mas o trabalho de curadoria é essencial para criar uma boa programação de eventos. É preciso ter o zelo e o cuidado com cada conteúdo a ser trabalhado para ter algo fiel ao evento.

O trabalho de curadoria começa a partir do momento da escolha dos palestrantes até a realização de cada apresentação. É preciso fazer o contato com pessoas que estejam motivadas a realizar uma palestra e também tenham capacidade de transmitir algo relevante relacionado com a temática do seu evento.

Esse time será responsável não só por pensar no alinhamento de cada palestra e atividade com o tema central do evento como também vai ajudar cada palestrante a desenvolver o tema das apresentações.

Aqui também é o momento de tomar várias outras decisões relacionadas à programação:

  • Preparar a lista de palestrantes;
  • Pensar nos temas de cada palco/sala do evento;
  • Criar o tema de cada palestra;
  • Ajudar na preparação do material usado na palestra;
  • Definir a ordem de apresentação;
  • Delimitar o tempo disponível para cada etapa da programação.

Sem esse trabalho cuidadoso, o público pode não se sentir tão bem da escolha que fez ao participar do evento. Então nem pense em pular ela e tentar fazer tudo isso de forma aleatória!

4. Tenha momentos de contato entre o público

Hoje já é meio que uma regra que os eventos precisam ter momentos disponíveis para troca de experiências e networking entre os participantes. Afinal de contas, a participação em um evento é sim baseada no aprendizado e no sentido de ampliar o nível de conhecimento, mas também para gerar um troca de experiências entre os participantes.

O networking é fundamental para que as avaliações do evento como um todo sejam positivas. Então vale muito a pena deixar um tempo da sua programação reservado para dois momentos fundamentais para ter isso implementado na prática: coffee break, intervalo entre partes da programação, e o happy hour, que fecha o evento.

Para te ajudar ainda mais nesse momento, preparamos também uma ferramenta que vai ajudar a dimensionar a quantidade de comes e bebes que o seu evento precisa. É a calculadora de coffee breaks e happy hours. Vale dar uma conferida antes de buscar até mesmo os orçamentos relacionados a essa parte do seu evento.

5. Ofereça a opção dos participantes criarem sua própria programação

Depois de montar toda a grade de programação, com cada trilha definida e a série de palestrantes escolhidos para o seu evento, chega o grande dia do evento e agora o seu público tem a tarefa de definir o que acompanhar nele.

Mas ao chegar nessa etapa, muitos podem sentir dificuldade em encontrar os conteúdos que realmente façam sentido para aquilo que possuem como principais interesses. É importante passar o máximo de informações sobre palestrantes e o que será abordado em cada temática.

Então geralmente é feito um compilado de materiais no formato impresso para passar aos participantes. Mas será que essa é a melhor maneira de fazer o seu público escolher qual programação seguir? Claro que não! Essa é uma ótima oportunidade para você inovar no seu evento.

A principal forma usada nos eventos é por meio do aplicativo próprio do evento, que apresenta a programação completa mas permite que cada um que possui o app faça a sua agenda personalizada. Isso pode ser feito pedindo para que cada um confirme a participação na palestra que quer acompanhar em determinado horário.

Escolhendo pelo uso do aplicativo, você também terá uma considerável redução de custos com material impresso no evento, ajudando no pensamento sustentável do seu evento. Ou seja, os benefícios ao usar a tecnologia passam pela escolha da programação de eventos mas consegue ir bem além disso.

Gostou de saber mais sobre como você pode criar a melhor programação de eventos para ajudar a criar a melhor experiência para os seus participantes? Então confira também o nosso Manual do 1º Evento, um material completo que traz todas as etapas que você precisa seguir para criar um evento de sucesso.